Cómo escribir correos de compras en inglés: ejemplos de cotización, fecha de entrega y seguimiento

¿Necesitas pedirle una cotización a un proveedor extranjero, confirmar una fecha de entrega o reclamar un pedido que todavía no se ha enviado, pero no sabes cómo redactar el correo en inglés? Puede que ya conozcas palabras como quotation y delivery, pero a la hora de escribir es fácil atascarse con qué datos pedir y cómo reclamar a un proveedor sin sonar descortés.

Un correo de compras no necesita vocabulario difícil. Dejar claros el artículo, la cantidad, las fechas y el siguiente paso importa más que una redacción elegante, y evita que ambas partes entiendan de forma distinta el precio o la fecha de entrega.

Este artículo sigue el proceso de compras y te da plantillas en inglés para solicitar cotizaciones, confirmar fechas de entrega, reclamar envíos y hacer seguimiento de retrasos, con notas clave, frases habituales y consejos para adaptarlas. Ya trabajes en compras, apoyes a un equipo de ventas o simplemente tengas que tratar con proveedores extranjeros, puedes empezar a practicar con la situación más cercana a tu trabajo.

Un correo de compras claro suele tener un asunto, un contexto, una petición concreta, un plazo de respuesta y una despedida. El lector debería poder ver de un vistazo de qué transacción se trata y qué tiene que hacer.

Para un primer contacto, puedes usar “Dear [Name],”. Cuando ya exista una relación y un tono más cotidiano, “Hi [Name],” funciona bien. Si no conoces el nombre de tu contacto, dirígete al equipo, por ejemplo “Dear Sales Team,”, en lugar de adivinar el género o el cargo de la persona.

Si un correo contiene varias preguntas, ponlas en una lista. Así le resulta más fácil al proveedor responder a cada punto, y a ti comprobar que no falta nada.

Lead time, ship date y arrival date: ¿cuál es la diferencia?

El lead time es un periodo de tiempo; la ship date es el día en que se envía la mercancía; la arrival date es el día en que llega al lugar acordado. Los tres conceptos no son intercambiables.

Cuando un proveedor dice “The lead time is four weeks.”, no significa necesariamente que la mercancía estará en tu almacén en cuatro semanas. Puede significar que el proveedor necesita cuatro semanas para enviarla después de confirmar el pedido o de recibir el depósito.

Puedes preguntar más:

Does the four-week lead time start from order confirmation or receipt of the deposit?
Úsala para precisar cuándo empieza el lead time.

Does this lead time include transit time to our warehouse?
Úsala para comprobar si el tiempo de transporte hasta ti está incluido o se suma aparte.

Las compras internacionales también implican métodos de envío y condiciones comerciales. Las plantillas siguientes solo te ayudan con el idioma. No sustituyen tu contrato de compra, el proceso de aprobación de tu empresa ni la confirmación profesional de las condiciones comerciales.

Una solicitud de cotización debe indicar el artículo, las especificaciones y la cantidad, y qué quieres que incluya la cotización. Si solo escribes “Please send me your best price.”, es posible que el proveedor tenga que volver a preguntarte por el modelo, la cantidad y el lugar de entrega.

Plantilla de correo de solicitud de cotización

Subject: Request for Quotation – [Product / Part Number]

Dear [Name],

We are interested in purchasing [product / part number] for [brief purpose]. Please find our requirements below:

- Specifications: [specifications or attached specification sheet]
- Quantity: [quantity and unit]
- Delivery location: [city, country, and relevant address details]
- Required arrival date: [day month year]

Could you please provide a quotation that includes the following?

1. Unit price and currency
2. Minimum order quantity
3. Production lead time and estimated ship date
4. Shipping costs and proposed delivery terms
5. Payment terms and quotation validity

Please let us know if you need any additional information. We would appreciate receiving your quotation by [day month year].

Thank you for your assistance.

Best regards,
[Your name]
[Job title / Company]
[Contact details]

Puntos clave y qué sustituir

El correo primero dice qué quieres comprar, luego enumera los datos que el proveedor necesita para cotizar y, por último, expone las cinco cosas que quieres que el proveedor responda.

• Product / Part Number: escribe el nombre del producto o el número de pieza en lugar de limitarte a poner “the product”.
• Specifications: si las especificaciones son complejas, adjunta un archivo e indica la versión.
• Quantity and unit: indica tanto el número como la unidad, por ejemplo 500 units, no solo 500.
• Required arrival date: es la fecha en que necesitas que llegue la mercancía. No significa que el proveedor se haya comprometido a ello.
• Quotation validity: comprueba durante cuánto tiempo es válida la cotización, para que el precio no haya cambiado cuando hagas el pedido.

Si los costes de envío influyen en tu comparación, pide a los proveedores que indiquen si la cotización incluye flete, impuestos y otros cargos. No decidas qué proveedor es más barato basándote solo en el precio unitario.

Frases útiles para solicitar una cotización

Al confirmar una entrega, pide tanto la ship date como la arrival date en el lugar acordado, y anota cuáles son estimadas y cuáles están confirmadas. Si el proveedor asumió antes un compromiso, indica en qué se basaba, en lugar de preguntar solo “When can you deliver?”.

Plantilla de correo de confirmación de fecha de entrega

Subject: Delivery Schedule Confirmation – PO [Number]

Dear [Name],

I’m writing to confirm the delivery schedule for PO [number], covering [quantity and unit] of [product / part number].

Based on your order confirmation dated [day month year], the agreed ship date is [day month year]. Our required arrival date at [delivery location] is [day month year].

Could you please confirm the following?

1. Whether production is on schedule
2. The confirmed ship date
3. The estimated arrival date at [delivery location]
4. Whether there are any issues that may affect this schedule

Please reply by [time, day month year, and time zone] so that we can finalize our receiving arrangements.

Thank you for your support.

Best regards,
[Your name]
[Company]

A qué debes prestar atención

La expresión “agreed ship date” de la plantilla solo se aplica cuando ambas partes han acordado realmente la ship date. Si solo propones una fecha que te gustaría, reescríbela así:

We would like the goods to be shipped by [date]. Could you confirm whether this is feasible?
Úsala cuando la fecha es solo una petición tuya y no algo ya acordado.

Si el proveedor solo ha dado una fecha estimada, usa “estimated ship date”. No la cambies por tu cuenta a “confirmed ship date”.

Frases útiles para confirmar una entrega

• Is production still on schedule? Comprueba si la producción sigue según lo previsto.
• Could you confirm whether the goods will be shipped by [date]? Pide un sí o un no claro sobre una ship date concreta.
• What is the estimated arrival date at our warehouse? Pregunta cuándo debería llegar la mercancía a ti, no cuándo sale.
• Please notify us if there are any changes to the schedule. Pide al proveedor que te avise de los cambios sin esperar a que se lo reclames.

Un correo para reclamar un envío debe indicar la fecha acordada originalmente, qué información sigue faltando y qué necesitas que haga el proveedor. Puedes ser cortés con “Could you please…”; la claridad viene del número de pedido, las fechas y un plazo de respuesta, no de añadir “urgent” una y otra vez.

Plantilla de correo de seguimiento de envío

Subject: Shipment Status Follow-up – PO [Number]

Dear [Name],

I’m following up on the shipment for PO [number]. The agreed ship date was [day month year], but we have not yet received a shipping confirmation.

Could you please confirm whether the goods have been shipped?

If they have been shipped, please send us the shipment details and tracking number, if available. If they have not, please provide the reason for the delay and a revised ship date.

This order is needed for [brief business reason]. Please provide an update by [time, day month year, and time zone].

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards,
[Your name]
[Company]

¿Por qué es más claro que “Please ship ASAP”?

Este correo permite que el proveedor responda según el estado real del pedido:

• Already shipped: aporta los datos del envío y la información de seguimiento disponible.
• Not yet shipped: explica el motivo del retraso y da una nueva ship date.

“I’m following up on…” muestra que estás consultando un asunto anterior, por lo que encaja con un pedido o una conversación ya existentes. Si simplemente aún no has recibido un aviso de envío, no escribas “You have not shipped the goods.” Puede que la mercancía ya se haya enviado y que el aviso simplemente no te haya llegado.

Una vez confirmado el retraso, el correo debe pasar de preguntar por el avance a confirmar el impacto y las opciones disponibles. Puedes pedir una nueva fecha, preguntar si es posible un partial shipment y consultar el coste de un envío urgente. No aceptes cargos adicionales sin aprobación.

Plantilla de correo de seguimiento de un retraso

Subject: Revised Shipping Plan Required – PO [Number]

Dear [Name],

Thank you for informing us of the delay affecting PO [number]. The revised schedule may affect our [production / receiving / customer delivery] plan.

Please provide an updated shipping plan that includes:

1. The reason for the delay
2. The earliest feasible ship date
3. The estimated arrival date at [delivery location]
4. Whether a partial shipment of [quantity and unit] is possible
5. Any additional costs for partial shipment or expedited shipping

Please do not arrange any service that incurs additional charges without our written approval.

We would appreciate your response by [time, day month year, and time zone] so that we can review the available options.

Best regards,
[Your name]
[Company]

“Earliest feasible ship date” pide la primera ship date realista. No le exige al proveedor una promesa de la que no puede estar seguro. Si el asunto implica incumplimiento de contrato, indemnización o cancelación del pedido, sigue tu contrato y los procedimientos de tu empresa en lugar de copiar fórmulas contundentes de internet.

No hagas de “ASAP” tu único plazo. Es posible que el proveedor no sepa si necesitas una respuesta hoy, mañana o esta semana. Si el plazo importa, indica una fecha, una hora y una zona horaria concretas.

“Please kindly…” no es necesariamente incorrecto, pero “Please…” o “Could you please…” suele ser lo bastante cortés. Un correo cortés no necesita una palabra de cortesía en cada frase.

1. El asunto solo dice Inquiry o Urgent

Incluye en su lugar la finalidad y un identificador, por ejemplo “Quotation Follow-up – Part A-100” o “Shipment Status – PO-2048”. Así el proveedor encuentra los registros con más facilidad y ve qué necesita que priorice el correo.

2. Tratar la fecha de envío como si fuera la de llegada

No preguntes simplemente “Can you deliver by Friday?”. Deja claro si te refieres a “ship by [date]” o a “arrive at our warehouse by [date]”, y confirma que el proveedor puede cumplirlo.

3. Fechas y unidades ambiguas

“10/11” puede leerse como 11 de octubre o 10 de noviembre. En los correos internacionales, escribe “11 October 2026” y añade la zona horaria cuando haga falta. Indica también las unidades de cantidad, peso y dimensiones.

4. Archivos adjuntos o versiones poco claros

Si adjuntas una hoja de especificaciones, indica el nombre del archivo o la versión, por ejemplo “Please refer to the attached specification sheet, version 3.”, y comprueba que el adjunto realmente esté ahí antes de enviar.

5. Explicar el problema pero no decir cómo responder

No termines solo con “Please advise.”. Escribe algo como “Please confirm the ship date and send the tracking number by [deadline].” para que la información que necesitas y el plazo queden juntos.

Primero conserva la estructura del correo, luego sustituye los datos por los de tu propio trabajo y, por último, practica cómo responder a las preguntas de seguimiento del proveedor. Así es como una plantilla se convierte poco a poco en un inglés que realmente puedes usar.

1. Elige una situación: una solicitud de cotización, una confirmación de entrega o un seguimiento de envío. Empieza por la que más uses.
2. Sustituye cinco datos: el artículo, la cantidad, el número de pedido, las fechas y lo que necesitas en la respuesta.
3. Cierra la plantilla y escribe tres frases: da el contexto, haz la petición y fija el plazo; luego compara y corrige.
4. Añade un giro: por ejemplo, que el proveedor solo pueda entregar parte de la cantidad, o que la cotización no incluya el envío. Practica haciendo una pregunta más.

Puedes empezar con esta versión corta:

I’m following up on PO-2048. Could you confirm the revised ship date? Please reply by 3 p.m. on 12 October 2026 (Taipei time, UTC+8).

Este es un escenario de práctica ficticio, no un pedido real. Si le pides a un profesor o a una herramienta de IA que te ayude a editar tus correos, quita antes los nombres de clientes, los datos de contacto, los precios, los números de pedido reales y la información confidencial de la empresa, y sigue la política de datos de tu empresa.

Un correo de compras eficaz permite que el proveedor responda rápidamente a tres preguntas: ¿De qué artículo o pedido se trata? ¿Qué hay que confirmar ahora? ¿Qué información se necesita y para cuándo?

Al solicitar una cotización, expón con claridad las especificaciones y los requisitos de la cotización. Al confirmar una entrega, mantén separadas la ship date y la arrival date. Al reclamar, pide una actualización o un plan revisado según el estado real. No tienes que escribir cada correo desde cero, pero sí necesitas entender para qué sirve cada frase y así poder adaptarla correctamente cuando cambie la situación.

Para practicar otros correos de negocios y comunicación en el trabajo, consulta nuestra guía de redacción de cartas comerciales en inglés y los consejos para comunicarte en inglés en el trabajo.

¿Quieres convertir la práctica de inglés en habilidades que puedas usar en el trabajo?

Si entiendes las plantillas pero te atascas al responder a proveedores, explicar retrasos o atender una llamada inesperada, fíjate como próximo objetivo completar una tarea laboral real, en lugar de memorizar más vocabulario.

Cuando hables con Ambitious Learner sobre tus necesidades de aprendizaje de inglés, te ayudará anotar las situaciones en las que más usas el inglés, dónde te atascas y cuánto tiempo puedes dedicar cada semana, para que tu práctica se ajuste a tu trabajo.