采购英文 Email 怎么写？询价、交期确认与催货范例

需要向国外供应商询价、确认交期，或追踪迟迟没有出货的订单，却不知道英文信件怎么写？你可能知道 quotation 是报价、delivery 是交货，但真正写信时，仍会卡在「要问哪些信息」与「怎么催才不失礼」。

采购英文 Email 不需要堆满艰深单词。比起写得漂亮，更重要的是把品项、数量、日期与下一步交代清楚，避免双方对价格或交期有不同理解。

本文依照采购流程，整理询价、交期确认、催货及延误追踪的英文范本，搭配中文重点、常用句型与修改方式。无论你是采购人员、业务助理，或需要与海外供应商联系的上班族，都可以从自己的工作情境开始练习。

一封清楚的采购信件，通常包含主旨、联系背景、具体需求、回复期限与结尾。读者应能快速辨认这封信与哪笔交易有关，以及需要做什么。

初次联系可以使用 “Dear [Name],”；已有往来、语气较日常时，可使用 “Hi [Name],”。不知道联系人姓名时，可依对象写 “Dear Sales Team,”，不必猜测对方性别或职称。

如果同一封信有多个问题，建议条列。供应商比较容易逐项回答，你也比较容易确认是否漏掉信息。

Lead time、出货日与到货日有什么不同？

Lead time 是一段时间；ship date 是货物发出的日期；arrival date 是抵达指定地点的日期。三者不能直接互换。

供应商说 “The lead time is four weeks.”，不一定代表四周后货物会到你的仓库。它可能表示确认订单或收到订金后，需要四周才能出货。

可以进一步确认：

Does the four-week lead time start from order confirmation or receipt of the deposit?
四周的前置时间，是从订单确认还是收到订金后开始计算？

Does this lead time include transit time to our warehouse?
这段前置时间是否包含运送到我们仓库的时间？

跨国采购还涉及运输方式与交易条件。下列范本用于语言表达，不取代采购合约、公司核准流程或贸易条件的专业确认。

询价信应写明品项、规格、数量，以及希望报价包含哪些内容。只写 “Please send me your best price.”，对方可能仍需追问型号、数量与收货地点。

询价英文信件范本

Subject: Request for Quotation – [Product / Part Number]

Dear [Name],

We are interested in purchasing [product / part number] for [brief purpose]. Please find our requirements below:

- Specifications: [specifications or attached specification sheet]
- Quantity: [quantity and unit]
- Delivery location: [city, country, and relevant address details]
- Required arrival date: [day month year]

Could you please provide a quotation that includes the following?

1. Unit price and currency
2. Minimum order quantity
3. Production lead time and estimated ship date
4. Shipping costs and proposed delivery terms
5. Payment terms and quotation validity

Please let us know if you need any additional information. We would appreciate receiving your quotation by [day month year].

Thank you for your assistance.

Best regards,
[Your name]
[Job title / Company]
[Contact details]

中文重点与替换方式

这封信先说明想买什么，再用条列提供报价需要的条件，最后列出希望供应商回答的五个项目。

• Product / Part Number：填入产品名称或料号，避免只用 “the product”。
• Specifications：规格较复杂时附档，并写清版本。
• Quantity and unit：同时写数量与单位，例如 500 units，不要只写 500。
• Required arrival date：表示你需要的抵达日期，并不代表供应商已承诺。
• Quotation validity：确认报价有效期限，避免日后下单时价格已变动。

若运费会影响比较，应请供应商列明报价是否包含运输、税费及其他费用；不要只看单价就判定哪家较便宜。

询价常用句型

确认交期时，最好同时问出货日与抵达指定地点的日期，并注明哪个日期是预估、哪个已确认。若有先前承诺，也要写出依据，避免只问 “When can you deliver?”。

交期确认英文信件范本

Subject: Delivery Schedule Confirmation – PO [Number]

Dear [Name],

I’m writing to confirm the delivery schedule for PO [number], covering [quantity and unit] of [product / part number].

Based on your order confirmation dated [day month year], the agreed ship date is [day month year]. Our required arrival date at [delivery location] is [day month year].

Could you please confirm the following?

1. Whether production is on schedule
2. The confirmed ship date
3. The estimated arrival date at [delivery location]
4. Whether there are any issues that may affect this schedule

Please reply by [time, day month year, and time zone] so that we can finalize our receiving arrangements.

Thank you for your support.

Best regards,
[Your name]
[Company]

使用时要注意什么？

范本中的 “agreed ship date” 只适用于双方确实已同意出货日期的情况。如果你只是提出希望日期，改写成：

We would like the goods to be shipped by [date]. Could you confirm whether this is feasible?
我们希望货物最晚于指定日期出货，请确认是否可行。

如果供应商先前只提供估计日期，则用 “estimated ship date”，不要自行改成 “confirmed ship date”。

确认交期常用句型

• Is production still on schedule? 生产是否仍按计划进行？
• Could you confirm whether the goods will be shipped by [date]? 请确认货物是否会在指定日期前出货。
• What is the estimated arrival date at our warehouse? 货物预计何时抵达我们的仓库？
• Please notify us if there are any changes to the schedule. 如时程有任何变动，请通知我们。

催货信应交代原约定日期、目前缺少的信息，以及需要供应商采取的动作。礼貌可以使用 “Could you please…”；明确则来自订单编号、日期与回复期限，而不是一直加入 “urgent”。

催货英文信件范本

Subject: Shipment Status Follow-up – PO [Number]

Dear [Name],

I’m following up on the shipment for PO [number]. The agreed ship date was [day month year], but we have not yet received a shipping confirmation.

Could you please confirm whether the goods have been shipped?

If they have been shipped, please send us the shipment details and tracking number, if available. If they have not, please provide the reason for the delay and a revised ship date.

This order is needed for [brief business reason]. Please provide an update by [time, day month year, and time zone].

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards,
[Your name]
[Company]

为什么这样写比 “Please ship ASAP” 更清楚？

这封信让供应商可以依状态回答：

• 已出货：提供出货数据与可取得的追踪信息。
• 尚未出货：说明延误原因与更新后的出货日期。

“I’m following up on…” 表示追踪先前事项，适合承接已有的订单或往来。若你只是还没收到出货通知，不要直接写 “You have not shipped the goods.”；货物可能已出货，只是通知尚未送达。

确认延误后，信件应从「问进度」进一步转为「确认影响与可行方案」。可以要求修订日期、询问是否能分批出货，并确认加急运输的成本；不要在未经核准时承诺接受额外费用。

延误追踪英文信件范本

Subject: Revised Shipping Plan Required – PO [Number]

Dear [Name],

Thank you for informing us of the delay affecting PO [number]. The revised schedule may affect our [production / receiving / customer delivery] plan.

Please provide an updated shipping plan that includes:

1. The reason for the delay
2. The earliest feasible ship date
3. The estimated arrival date at [delivery location]
4. Whether a partial shipment of [quantity and unit] is possible
5. Any additional costs for partial shipment or expedited shipping

Please do not arrange any service that incurs additional charges without our written approval.

We would appreciate your response by [time, day month year, and time zone] so that we can review the available options.

Best regards,
[Your name]
[Company]

“Earliest feasible ship date” 是询问最早可行的出货日期，不是要求对方提供没有把握的承诺。如果问题涉及违约、赔偿或取消订单，应依合约及公司流程处理，不要直接套用网络上的强硬措辞。

避免把 “ASAP” 当成唯一期限。对方可能不知道你需要今天、明天，还是本周回复。若期限很重要，使用明确日期、时间及时区。

“Please kindly…” 并非一定错，但通常使用 “Please…” 或 “Could you please…” 就能清楚表达礼貌。信件有礼貌，不代表每一句都必须加上客气词。

1. 主旨只有 Inquiry 或 Urgent

改成包含目的与识别信息，例如 “Quotation Follow-up – Part A-100” 或 “Shipment Status – PO-2048”。对方较容易找到纪录，也能辨认这封信的优先事项。

2. 把出货日当成到货日

不要只问 “Can you deliver by Friday?”。明确写出是 “ship by [date]” 还是 “arrive at our warehouse by [date]”，并确认供应商能否配合。

3. 日期与单位有歧义

“10/11” 可能被理解成 10 月 11 日或 11 月 10 日。跨国信件可写成 “11 October 2026”，并补上必要时区。数量、重量与尺寸也要注明单位。

4. 附件或版本没有说清楚

如果附上规格表，写明文件名或版本，例如 “Please refer to the attached specification sheet, version 3.”，并在寄出前确认附件真的已加入。

5. 一封信谈完问题，却没说要怎么回复

结尾不要只剩 “Please advise.”。可以写 “Please confirm the ship date and send the tracking number by [deadline].”，把需要的信息与期限放在一起。

先保留信件结构，再替换工作信息，最后练习回应供应商的追问。这样才能逐步把范本变成自己能使用的英文。

1. 选一个情境：询价、确认交期或催货，先练你最常使用的一种。
2. 替换五项信息：品项、数量、订单编号、日期与回复需求。
3. 关掉范本写三句：说明背景、提出请求、交代期限，再对照修正。
4. 加入情境变化：例如供应商只能交付部分数量，或报价未包含运费，练习多问一个问题。

可以从以下短版开始：

I’m following up on PO-2048. Could you confirm the revised ship date? Please reply by 3 p.m. on 12 October 2026 (Taipei time, UTC+8).

这是虚构的练习情境，不代表真实订单。使用老师或 AI 工具协助修改时，应先移除客户姓名、联系方式、价格、真实订单编号及公司机密，并遵守公司数据使用规范。

一封有效的采购英文 Email，应让供应商快速回答三件事：这是哪个品项或订单？现在需要确认什么？何时要提供哪些信息？

询价时，把规格与报价条件列清楚；确认交期时，分开出货日与到货日；催货时，依实际状态要求更新或修订方案。你不需要每次从零开始写信，但需要了解每个句型的用途，才能在情境改变时正确调整。

想延伸练习其他商务信件与职场沟通情境，可以参考商业英文书信写作指南与职场英文沟通技巧。

想把英文练习变成工作上用得出的能力？

如果你能看懂范本，却在回复供应商、解释延误或临时电话沟通时卡住，可以把下一阶段目标设为「完成一个真实工作任务」，而不只是背更多单词。

与 Ambitious Learner 讨论英文学习需求时，可以先整理最常使用英文的情境、目前卡住的地方，以及每周可投入的时间，让练习更贴近自己的工作。