採購英文 Email 怎麼寫？詢價、交期確認與催貨範例

需要向國外供應商詢價、確認交期，或追蹤遲遲沒有出貨的訂單，卻不知道英文信件怎麼寫？你可能知道 quotation 是報價、delivery 是交貨，但真正寫信時，仍會卡在「要問哪些資訊」與「怎麼催才不失禮」。

採購英文 Email 不需要堆滿艱深單字。比起寫得漂亮，更重要的是把品項、數量、日期與下一步交代清楚，避免雙方對價格或交期有不同理解。

本文依照採購流程，整理詢價、交期確認、催貨及延誤追蹤的英文範本，搭配中文重點、常用句型與修改方式。無論你是採購人員、業務助理，或需要與海外供應商聯繫的上班族，都可以從自己的工作情境開始練習。

一封清楚的採購信件，通常包含主旨、聯繫背景、具體需求、回覆期限與結尾。讀者應能快速辨認這封信與哪筆交易有關，以及需要做什麼。

初次聯繫可以使用 “Dear [Name],”；已有往來、語氣較日常時，可使用 “Hi [Name],”。不知道聯絡人姓名時，可依對象寫 “Dear Sales Team,”，不必猜測對方性別或職稱。

如果同一封信有多個問題，建議條列。供應商比較容易逐項回答，你也比較容易確認是否漏掉資訊。

Lead time、出貨日與到貨日有什麼不同？

Lead time 是一段時間；ship date 是貨物發出的日期；arrival date 是抵達指定地點的日期。三者不能直接互換。

供應商說 “The lead time is four weeks.”，不一定代表四週後貨物會到你的倉庫。它可能表示確認訂單或收到訂金後，需要四週才能出貨。

可以進一步確認：

Does the four-week lead time start from order confirmation or receipt of the deposit?
四週的前置時間，是從訂單確認還是收到訂金後開始計算？

Does this lead time include transit time to our warehouse?
這段前置時間是否包含運送到我們倉庫的時間？

跨國採購還涉及運輸方式與交易條件。下列範本用於語言表達，不取代採購合約、公司核准流程或貿易條件的專業確認。

詢價信應寫明品項、規格、數量，以及希望報價包含哪些內容。只寫 “Please send me your best price.”，對方可能仍需追問型號、數量與收貨地點。

詢價英文信件範本

Subject: Request for Quotation – [Product / Part Number]

Dear [Name],

We are interested in purchasing [product / part number] for [brief purpose]. Please find our requirements below:

- Specifications: [specifications or attached specification sheet]
- Quantity: [quantity and unit]
- Delivery location: [city, country, and relevant address details]
- Required arrival date: [day month year]

Could you please provide a quotation that includes the following?

1. Unit price and currency
2. Minimum order quantity
3. Production lead time and estimated ship date
4. Shipping costs and proposed delivery terms
5. Payment terms and quotation validity

Please let us know if you need any additional information. We would appreciate receiving your quotation by [day month year].

Thank you for your assistance.

Best regards,
[Your name]
[Job title / Company]
[Contact details]

中文重點與替換方式

這封信先說明想買什麼，再用條列提供報價需要的條件，最後列出希望供應商回答的五個項目。

• Product / Part Number：填入產品名稱或料號，避免只用 “the product”。
• Specifications：規格較複雜時附檔，並寫清版本。
• Quantity and unit：同時寫數量與單位，例如 500 units，不要只寫 500。
• Required arrival date：表示你需要的抵達日期，並不代表供應商已承諾。
• Quotation validity：確認報價有效期限，避免日後下單時價格已變動。

若運費會影響比較，應請供應商列明報價是否包含運輸、稅費及其他費用；不要只看單價就判定哪家較便宜。

詢價常用句型

確認交期時，最好同時問出貨日與抵達指定地點的日期，並註明哪個日期是預估、哪個已確認。若有先前承諾，也要寫出依據，避免只問 “When can you deliver?”。

交期確認英文信件範本

Subject: Delivery Schedule Confirmation – PO [Number]

Dear [Name],

I’m writing to confirm the delivery schedule for PO [number], covering [quantity and unit] of [product / part number].

Based on your order confirmation dated [day month year], the agreed ship date is [day month year]. Our required arrival date at [delivery location] is [day month year].

Could you please confirm the following?

1. Whether production is on schedule
2. The confirmed ship date
3. The estimated arrival date at [delivery location]
4. Whether there are any issues that may affect this schedule

Please reply by [time, day month year, and time zone] so that we can finalize our receiving arrangements.

Thank you for your support.

Best regards,
[Your name]
[Company]

使用時要注意什麼？

範本中的 “agreed ship date” 只適用於雙方確實已同意出貨日期的情況。如果你只是提出希望日期，改寫成：

We would like the goods to be shipped by [date]. Could you confirm whether this is feasible?
我們希望貨物最晚於指定日期出貨，請確認是否可行。

如果供應商先前只提供估計日期，則用 “estimated ship date”，不要自行改成 “confirmed ship date”。

確認交期常用句型

• Is production still on schedule? 生產是否仍按計畫進行？
• Could you confirm whether the goods will be shipped by [date]? 請確認貨物是否會在指定日期前出貨。
• What is the estimated arrival date at our warehouse? 貨物預計何時抵達我們的倉庫？
• Please notify us if there are any changes to the schedule. 如時程有任何變動，請通知我們。

催貨信應交代原約定日期、目前缺少的資訊，以及需要供應商採取的動作。禮貌可以使用 “Could you please…”；明確則來自訂單編號、日期與回覆期限，而不是一直加入 “urgent”。

催貨英文信件範本

Subject: Shipment Status Follow-up – PO [Number]

Dear [Name],

I’m following up on the shipment for PO [number]. The agreed ship date was [day month year], but we have not yet received a shipping confirmation.

Could you please confirm whether the goods have been shipped?

If they have been shipped, please send us the shipment details and tracking number, if available. If they have not, please provide the reason for the delay and a revised ship date.

This order is needed for [brief business reason]. Please provide an update by [time, day month year, and time zone].

Thank you for your prompt attention to this matter.

Best regards,
[Your name]
[Company]

為什麼這樣寫比 “Please ship ASAP” 更清楚？

這封信讓供應商可以依狀態回答：

• 已出貨：提供出貨資料與可取得的追蹤資訊。
• 尚未出貨：說明延誤原因與更新後的出貨日期。

“I’m following up on…” 表示追蹤先前事項，適合承接已有的訂單或往來。若你只是還沒收到出貨通知，不要直接寫 “You have not shipped the goods.”；貨物可能已出貨，只是通知尚未送達。

確認延誤後，信件應從「問進度」進一步轉為「確認影響與可行方案」。可以要求修訂日期、詢問是否能分批出貨，並確認加急運輸的成本；不要在未經核准時承諾接受額外費用。

延誤追蹤英文信件範本

Subject: Revised Shipping Plan Required – PO [Number]

Dear [Name],

Thank you for informing us of the delay affecting PO [number]. The revised schedule may affect our [production / receiving / customer delivery] plan.

Please provide an updated shipping plan that includes:

1. The reason for the delay
2. The earliest feasible ship date
3. The estimated arrival date at [delivery location]
4. Whether a partial shipment of [quantity and unit] is possible
5. Any additional costs for partial shipment or expedited shipping

Please do not arrange any service that incurs additional charges without our written approval.

We would appreciate your response by [time, day month year, and time zone] so that we can review the available options.

Best regards,
[Your name]
[Company]

“Earliest feasible ship date” 是詢問最早可行的出貨日期，不是要求對方提供沒有把握的承諾。如果問題涉及違約、賠償或取消訂單，應依合約及公司流程處理，不要直接套用網路上的強硬措辭。

避免把 “ASAP” 當成唯一期限。對方可能不知道你需要今天、明天，還是本週回覆。若期限很重要，使用明確日期、時間及時區。

“Please kindly…” 並非一定錯，但通常使用 “Please…” 或 “Could you please…” 就能清楚表達禮貌。信件有禮貌，不代表每一句都必須加上客氣詞。

1. 主旨只有 Inquiry 或 Urgent

改成包含目的與識別資訊，例如 “Quotation Follow-up – Part A-100” 或 “Shipment Status – PO-2048”。對方較容易找到紀錄，也能辨認這封信的優先事項。

2. 把出貨日當成到貨日

不要只問 “Can you deliver by Friday?”。明確寫出是 “ship by [date]” 還是 “arrive at our warehouse by [date]”，並確認供應商能否配合。

3. 日期與單位有歧義

“10/11” 可能被理解成 10 月 11 日或 11 月 10 日。跨國信件可寫成 “11 October 2026”，並補上必要時區。數量、重量與尺寸也要註明單位。

4. 附件或版本沒有說清楚

如果附上規格表，寫明檔名或版本，例如 “Please refer to the attached specification sheet, version 3.”，並在寄出前確認附件真的已加入。

5. 一封信談完問題，卻沒說要怎麼回覆

結尾不要只剩 “Please advise.”。可以寫 “Please confirm the ship date and send the tracking number by [deadline].”，把需要的資訊與期限放在一起。

先保留信件結構，再替換工作資訊，最後練習回應供應商的追問。這樣才能逐步把範本變成自己能使用的英文。

1. 選一個情境：詢價、確認交期或催貨，先練你最常使用的一種。
2. 替換五項資訊：品項、數量、訂單編號、日期與回覆需求。
3. 關掉範本寫三句：說明背景、提出請求、交代期限，再對照修正。
4. 加入情境變化：例如供應商只能交付部分數量，或報價未包含運費，練習多問一個問題。

可以從以下短版開始：

I’m following up on PO-2048. Could you confirm the revised ship date? Please reply by 3 p.m. on 12 October 2026 (Taipei time, UTC+8).

這是虛構的練習情境，不代表真實訂單。使用老師或 AI 工具協助修改時，應先移除客戶姓名、聯絡方式、價格、真實訂單編號及公司機密，並遵守公司資料使用規範。

一封有效的採購英文 Email，應讓供應商快速回答三件事：這是哪個品項或訂單？現在需要確認什麼？何時要提供哪些資訊？

詢價時，把規格與報價條件列清楚；確認交期時，分開出貨日與到貨日；催貨時，依實際狀態要求更新或修訂方案。你不需要每次從零開始寫信，但需要了解每個句型的用途，才能在情境改變時正確調整。

想延伸練習其他商務信件與職場溝通情境，可以參考商業英文書信寫作指南與職場英文溝通技巧。

想把英文練習變成工作上用得出的能力？

如果你能看懂範本，卻在回覆供應商、解釋延誤或臨時電話溝通時卡住，可以把下一階段目標設為「完成一個真實工作任務」，而不只是背更多單字。

與 Ambitious Learner 討論英文學習需求時，可以先整理最常使用英文的情境、目前卡住的地方，以及每週可投入的時間，讓練習更貼近自己的工作。